يرجع مندوب المبيعات من زيارة عميل، ويحتاج إلى مكان يفتح فيه جهازه، يرسل عرضًا ويطبع مستندًا قبل أن يخرج مجددًا. وفي الجهة الأخرى، يبحث موظف عن مساحة هادئة لمكالمة مع عميل، بينما يحتاج فريق كامل إلى مشاهدة عرض سريع لتقنية جديدة من إحدى الشركات الموردة.
هذه المواقف تحدث داخل مكاتب الشركات، لكن توزيع المكاتب المعتاد لا يمنحها دائمًا المساحة المناسبة. مكتب ثابت لكل موظف وغرفة اجتماعات كبيرة قد لا يكفيان لاستيعاب طرق العمل المختلفة خلال اليوم.
في لافيدا كازا، نرى أن تصميم ديكور المكاتب يبدأ بفهم ما يفعله الموظفون داخل المكان: متى يحتاجون إلى التركيز؟ كيف يتبادلون الأفكار؟ من يقضي يومه في المكتب، ومن يعود إليه لفترات قصيرة؟ ومن هذه التفاصيل نحدد المساحات التي يحتاجها المشروع، ونربط تصميمها بمتطلبات التنفيذ والاستخدام.
تحتاج بعض الشركات إلى تدريب موظفيها باستمرار، سواء لتعريفهم بمنتجات جديدة، أو تطوير مهاراتهم، أو شرح الأنظمة والإجراءات الداخلية. وجود قاعة تدريب مدروسة يمنح هذه الأنشطة مكانًا مناسبًا داخل مقر الشركة.
لكن توزيع صفوف من الطاولات أمام شاشة لا يكفي وحده. يبدأ التصميم بمعرفة عدد المشاركين المعتاد، وطبيعة التدريب، وهل يعتمد على الشرح فقط أم يتضمن تطبيقًا عمليًا أو عملًا ضمن مجموعات.
بناءً على ذلك، ندرس:
وضوح رؤية الشاشة والمدرّب من مختلف المقاعد.
حركة المشاركين ووصولهم إلى أماكنهم.
مواقع الكهرباء والاتصال واستخدام أجهزة الحاسب.
الإضاءة المناسبة للشرح والعرض وتدوين الملاحظات.
معالجة الصوت والتهوية بما يناسب إشغال القاعة.
مكان حفظ أدوات التدريب والطاولات أو الكراسي الإضافية.
وعندما تكون الدورات متباعدة، يمكن تصميم القاعة بأثاث قابل لإعادة الترتيب، لتُستخدم أيضًا للاجتماعات الموسعة وورش العمل. المهم أن تكون التحولات بين الاستخدامات سهلة، وأن يتوفر مكان للتخزين حتى لا تصبح إعادة ترتيب القاعة عبئًا على الفريق.
داخل بعض المكاتب، توجد حاجة إلى مساحة تجمع الفريق لمدة قصيرة، من دون تجهيز اجتماع رسمي حول طاولة كبيرة.
هنا يمكن توظيف منطقة جلوس متدرجة بمستويين أو ثلاثة، تشبه مدرجًا صغيرًا مفتوحًا على المكتب. يقف المتحدث أمام الفريق، وتتيح مستويات الجلوس رؤية أوضح وتكوينًا مختلفًا عن غرف الاجتماعات المعتادة.
يمكن استخدام هذه المساحة في:
عرض منتج جديد تقدّمه إحدى الشركات الموردة.
تعريف الفريق بتقنية أو أداة جديدة.
تدريب قصير على إجراء محدد.
مشاركة نتائج مشروع أو تحديثات الفريق.
لقاء داخلي سريع أو جلسة أسئلة وأجوبة.
نجاح المدرج يرتبط بموقعه داخل المكتب. إذا وُضع بجوار موظفين يحتاجون إلى التركيز طوال اليوم، فقد تتعارض العروض مع عملهم. لذلك ندرس علاقته بمناطق العمل، واتجاه الشاشة، وحركة المرور، وكيفية التعامل مع الصوت.
وتشمل تفاصيل التنفيذ راحة الجلوس، وأبعاد المستويات، وسلامة الحواف، وسهولة التنظيف، مع توفير أماكن مناسبة للمشاركة لمن لا يستطيع استخدام الدرج. ويمكن استثمار أجزاء من التكوين في التخزين عندما يسمح التصميم بذلك.
في المكاتب المفتوحة، قد يضطر الموظف إلى مغادرة مكانه بحثًا عن ركن هادئ لإجراء مكالمة، أو حجز غرفة اجتماعات كاملة لمحادثة فردية.
توفّر كبائن المكالمات مساحة مخصصة لهذه الحاجة: مكالمة مع عميل، اجتماع مرئي، أو حديث يتطلب قدرًا أكبر من الخصوصية بعيدًا عن حركة المكتب.
في لافيدا كازا، سبق لنا تنفيذ كبائن مكالمات في مقرات شركات، ولدينا خبرة في توزيعها وتفاصيل تجهيزها. وتبدأ دراستها بتحديد مواقعها بالنسبة إلى الموظفين ومسارات الحركة، ثم مراجعة ما يحتاجه المستخدم داخلها.
من التفاصيل المهمة في تصميمها وتنفيذها:
الحد من انتقال الكلام عبر الجدران والباب والفواصل.
توفير تهوية مناسبة للمساحة المغلقة.
إضاءة تخدم المكالمات المرئية ولا تسبب وهجًا مزعجًا.
سطح مناسب للجهاز ومواقع مريحة للكهرباء والشحن.
راحة الجلوس أو الوقوف بحسب مدة الاستخدام.
سهولة معرفة ما إذا كانت الكابينة مشغولة.
وجود زجاج أو باب مغلق لا يضمن وحده خصوصية المكالمة؛ الأداء يعتمد على تكامل الخامات والتنفيذ والتهوية. كما أن عدد الكبائن يُحدد بحسب احتياج الفريق وطبيعة مكالماته، حتى تحقق فائدتها ضمن مساحة المكتب.
مندوب المبيعات أو الموظف الميداني قد يقضي معظم يومه خارج الشركة، ثم يعود لإرسال بريد إلكتروني، وتحديث بيانات، وطباعة مستند أو تجهيز عرضه التالي.
لهذا النمط من العمل، يمكن تخصيص محطات عمل سريعة مشتركة بدل تخصيص مكتب ثابت لكل موظف.
قد تكون هذه المحطات على هيئة وحدات فردية مفتوحة أو شبه محاطة بفواصل، قريبة في حجمها وفكرتها من كبائن المكالمات، لكن مهيأة للعمل القصير والوصول السهل. ويمكن توزيعها في منطقة تخدم الموظفين المتنقلين من دون إدخالهم في عمق مناطق العمل الهادئة.
تحتاج المحطة إلى سطح يستوعب الجهاز، ومقعد مناسب، وكهرباء واتصال، ومكان للحقيبة. ويُدرس قربها من الطابعات والخدمات المشتركة، مع توفير طريقة واضحة لاستخدامها وحفظ المتعلقات إذا احتاج الموظفون لذلك.
مدة الجلوس المتوقعة تؤثر على التصميم أيضًا؛ محطة تُستخدم لعشر دقائق تختلف عن مكان قد يعمل فيه الموظف ساعتين. لذلك نربط اختيار الأثاث وتجهيز المحطة بالاستخدام الفعلي.
بعض الأفكار تبدأ في حديث عفوي بين شخصين، ثم تتطور إلى جلسة عمل. وجود مساحة أقل رسمية داخل المكتب يتيح للفريق الانتقال من العمل الفردي إلى النقاش بسهولة.
يمكن تصميم هذه المنطقة بكنبات مريحة، وكراسٍ متنوعة، وطاولات جانبية، ونباتات، وخامات تمنح إحساسًا أقرب إلى الجلسة المنزلية. لكن راحتها البصرية يجب أن يصاحبها تجهيز يدعم العمل.
قد تحتاج إلى شاشة مشتركة، أو سطح للكتابة، أو لوحة لتحريك الأفكار والملاحظات، مع نقاط كهرباء قريبة. ويُراعى أن تسمح طريقة الجلوس بالتواصل بين المشاركين، وأن تتناسب الطاولات مع استخدام الأجهزة عند الحاجة.
تخدم هذه المساحة جلسات التفكير، ومراجعة الأفكار الأولية، والنقاش بين الأقسام، واللقاءات الداخلية غير الرسمية. ويُحدد موقعها بحسب مستوى النشاط المتوقع فيها وعلاقتها ببقية المكتب.
إلى جانب هذه المناطق، توجد حلول أخرى ندرسها بحسب نشاط الشركة:
مساحات هادئة لمهمة تحتاج إلى انتباه ممتد، مثل إعداد تقرير أو مراجعة مستندات. تختلف عن كابينة المكالمات في تجهيزها ومدة الجلوس المتوقعة، وتحتاج إلى سطح عمل ومقعد يناسبان الاستخدام الأطول.
غرفة لشخصين إلى أربعة قد تخدم مراجعة سريعة أو اجتماعًا مرئيًا بين فريق صغير. وجودها يتيح استخدام غرف الاجتماعات الكبيرة للقاءات التي تحتاج فعلًا إلى سعتها.
للشركات التي تعمل في التقنية أو التوريد، يمكن تخصيص مساحة لتجربة المنتجات وشرحها للموظفين والعملاء. تُدرس فيها احتياجات العرض والكهرباء والاتصال والتخزين، مع إمكانية تغيير التجهيزات عند تحديث المنتجات.
قد يحتاج فريق مشروع إلى ترك مخططاته وملاحظاته أمامه لعدة أيام أو أسابيع. يمكن تخصيص غرفة أو منطقة تحتوي على أسطح كتابة ولوحات عرض وطاولة مشتركة، مع مراعاة خصوصية المعلومات التي ستظل معروضة.
المكتب لا يحتاج إلى جميع هذه الحلول بالضرورة. الشركة التي تعتمد على فرق ميدانية تختلف عن شركة يعمل معظم موظفيها من المقر، والفريق الذي يتلقى تدريبًا مستمرًا تختلف أولوياته عن فريق يحتاج إلى تركيز فردي أغلب الوقت.
قبل اعتماد التوزيع، نراجع عدد الحاضرين فعليًا، وطبيعة المكالمات والاجتماعات، وتكرار التدريب، واحتياجات الخصوصية، والخدمات المتاحة في الموقع.
بعد ذلك، نحدد حجم كل مساحة وموقعها وتجهيزها، ونربطها بهوية الشركة وميزانيتها ومتطلبات التنفيذ. قيمة المساحة تظهر عندما يستخدمها الموظفون وتساعدهم على إنجاز عملهم.
في لافيدا كازا، نعمل على تصميم وتنفيذ مكاتب الشركات في الرياض انطلاقًا من فهم نشاطها وطريقة عمل فرقها. من كبائن المكالمات التي سبق لنا تنفيذها، إلى دراسة قاعات التدريب ومحطات العمل السريعة والمساحات المشتركة، نهتم بالتفاصيل التي تجعل المكتب مناسبًا لمستخدميه.
إذا كنت تجهّز مقرًا جديدًا أو تطوّر مكتبك الحالي، تواصل مع لافيدا كازا لنناقش احتياجات فريقك ونحوّلها إلى توزيع مدروس وتصميم قابل للتنفيذ